Карта офиса и бронирование

«Карта офиса» для Битрикс24: готовый инструмент для гибкого управления пространством и оптимизации загрузки офиса

«Карта офиса»: управляйте пространством, экономьте на площадях.
Бронирование, рассадка, навигация и контроль загрузки в едином интерфейсе. Превратите схему офиса в рабочий инструмент: сотрудники сами бронируют, администраторы контролируют и оптимизируют использование площадей.

Проблема, которую решает модуль

Что происходит без такого инструмента:

• Сотрудники тратят время на
  поиск свободных переговорок и согласование мест.
  
• Администраторы вручную ведут
  списки закреплений, часто сталкиваются с дублями и конфликтами.
  
• Нет прозрачной картины загрузки
  офиса: сложно понять, сколько реально нужно рабочих мест и насколько
  эффективно используется площадь.
  
• Коммуникация по размещению идёт
  в чатах и почте — данные теряются, возникают ошибки.
  

Результат: лишние затраты на аренду/содержание площадей, снижение продуктивности, постоянные вопросы «где мне сесть?» и «кто сейчас в переговорке?».

Что получает компания: бизнес‑эффект

Экономия на площадях за счёт гибкого использования:

• Поддержка гибридных мест: на
  одном рабочем месте можно закрепить нескольких сотрудников — это снижает
  потребность в количестве мест при неполной загрузке офиса.
  
• Прозрачная загрузка: сразу
  видно, какие переговорки и рабочие места заняты, а какие простаивают.
  
• Возможность принимать
  управленческие решения: сокращать арендуемые площади, перераспределять
  зоны, планировать релокацию на основе реальных данных об использовании
  пространства.
  

Снижение нагрузки на HR и администраторов:

• Бронирование и пересадка
  сотрудников — в несколько кликов, без ручных таблиц и согласований в
  почте.
  
• Минимум ошибок: система не даст
  забронировать занятое место или закрепить двух человек на одно место.
  
• Быстрая навигация: сотрудники
  ориентируются по номерам и карте, не отвлекая коллег.
  

Гибкость под любую схему офиса — SVG как основа

Главное преимущество: модуль не требует перерисовки офиса или сложной адаптации под ваш план.

• Поддерживает любую схему в формате
  SVG. Вы можете использовать уже готовую изометрическую карту, поэтажный
  план или стилизованную схему — главное, чтобы это был SVG.
  
• Как это работает: в любом
  векторном редакторе вы накладываете на растровую подложку векторные
  объекты (зоны переговорок, рабочие места, точки интереса). Векторные зоны
  становятся интерактивными: по ним можно кликать, назначать цвета, менять
  статусы.
  
• Масштабируемость и чёткость.
  SVG не теряет качества при увеличении — сотрудники и администраторы видят
  детали даже на мобильных устройствах.
  

Персонализация под бренд. Можно загрузить собственные значки для точек интереса, задать фирменные цвета для типов помещений — карта сразу выглядит как часть корпоративного стиля.


Для сотрудников: бронировать и находить коллег — в пару кликов

Вкладка «План‑график» — единый календарь бронирований:

• Все типы объектов в одном окне:
  рабочие места (по дням), переговорки (по минутам), офисы.
  
• При наведении на слот всплывает
  подсказка: какой объект, кем и на какой период занят — без открытия карточек.
  
• Экономия времени: сотрудник
  сразу видит загрузку и выбирает свободный слот.
  

Бронирование прямо на карте:

• Выберите этаж в слайд‑меню →
  кликните на нужную зону на схеме → задайте период на тайм‑лайне во
  всплывающем окне.
  
• Тайм‑лайн позволяет визуально
  растянуть интервал бронирования — удобно и без ошибок.
  

Найти коллегу и связаться с ним:

• В карточке сотрудника в
  Битрикс24 появился блок «Привязки»: здесь собраны контакты и информация о
  закреплённом рабочем месте.
  
• Можно сразу перейти к
  отображению места на карте — не нужно искать по чатам или спрашивать у
  администратора.
  

Для администраторов: полный контроль и быстрое управление

Управление закреплениями и гибридными местами:

• Кнопка «Закрепить места»
  переводит карту в режим администрирования: при клике по месту появляется
  тултип с действиями «Прикрепить»/«Открепить».
  
• Поддерживается концепция
  гибридных мест: на одном месте можно закрепить сразу нескольких
  сотрудников.
  
• Система контролирует лимиты и
  не допускает конфликтов (не допускает одновременное занятие нескольких
  мест одним сотрудником и предупредит, если сотрудник ранее уже получил
  закреплённое место).
  

Рассадка через оргштатную структуру:

• Кнопка «Рассадить» открывает
  древовидную оргструктуру с сохранением иерархии.
  
• Администратор быстро находит
  нужного сотрудника по отделам и должностям и закрепляет его за рабочим
  местом.
  
• Поиск учитывает статусы
  (активен/уволен) — нельзя закрепить неактивного пользователя.
  

Гибкая настройка отображения:

• Для каждого типа объекта можно
  назначить свой цвет — это упрощает визуальную навигацию.
  
• Точки интереса любой иерархии и
  типа: от этажа до отдельного шкафа. Можно загружать собственные
  значки.
  

Режим «Нумерация» — однозначная идентификация мест

Зачем это нужно:

• На карте отображаются номера
  всех рабочих мест — это даёт чёткую привязку «номер — позиция на плане».
  
• Упрощается коммуникация: вместо
  «стол у окна в левом крыле» говорят «место А‑12».
  
• Снижается количество обращений
  в поддержку и HR с вопросами «где моё место?».
  

Как это выглядит:

• Достаточно включить режим
  «Нумерация», и все номера сразу видны на карте.
  
• Номера соответствуют реальным
  идентификаторам мест — никаких расхождений между схемой и реальностью.
  

Примеры реальных сценариев использования

Сценарий 1: сотрудник пришёл в офис и хочет забронировать переговорку.

1. Выбирает «хочу забронировать
   Переговорку», на карте выбирает этаж и кликает на нужную переговорку.
   
2. Во всплывающем окне на тайм‑лайне
   растягивает интервал бронирования.
   
3. Бронирование подтверждено, слот
   сразу становится занят для других.
   

Сценарий 2: компания переходит на гибридный формат и хочет сократить количество закреплённых мест.

1. Администратор включает режим
   «Закрепить места», видит текущую картину закреплений.
   
2. Через кнопку «Рассадить»
   находит сотрудников по оргструктуре и назначает нескольких сотрудников на
   одно рабочее место, такие места сразу же получают специальный значок.
   
3. На одном месте закрепляют 2–3
   сотрудников с разными графиками — офис используется эффективнее.
   

Сценарий 3: новый сотрудник или гость хочет найти коллегу.

1. Заходит в карточку сотрудника в
   Битрикс24.
   
2. В блоке «Привязки» видит
   закреплённое место и может перейти к нему на карте.
   
3. Быстро находит нужное место по
   номеру и схеме.